BẠN CÓ GẶP KHÓ KHĂN TRONG VIỆC QUẢN LÝ THỜI GIAN?

Bạn có bao giờ phải quay cuồng với đống công việc của bạn với một cảm giác làm hoài, làm mãi chẳng thấy bao giờ hết việc. Mỗi buổi sáng bạn tự nhũ rằng hôm nay mình phải hạ quyết tâm thực hiện cho xong đống công việc này nhưng tự nhiên đâu đâu những công việc trên trời lại rơi xuống cần mình phải giải quyết trước tiên đến khi cuối ngày nhìn lại cái khối lượng công việc mà mình hạ quyết tâm buổi sáng vẫn nằm chình hình đó như trêu ngươi mình. Hoặc bạn đã từng phải trãi qua nguyên một học kì thảnh thơi đến khi cuối kì phải lo thức đêm hôm để làm cho xong bài khoá luận. Nếu bạn đã từng hay đang gặp những tình trạng đó thì cũng đừng buồn vì bạn đang nằm trong đại đa số 95% người chưa biết quản lý thời gian làm việc

ĐÂY LÀ KINH NGHIỆM MÌNH ĐANG SỬ DỤNG

Hôm nay mình sẽ chia sẽ một mẹo quản lý thời gian làm việc hiệu quả bằng sơ đồ tư duy đã giúp mình thoát khỏi tình trạng trên. Từ ngày sử dụng sơ đồ tư duy để quản lý công việc mình có đủ thời gian để làm giám đốc một công ty sản xuất gần 100 người, viết blog, trau dồi thêm kiến thức, giành thời gian cho gia đình, và chơi thể thao đều đặn. Thành quả kể ra với bạn không phải khoe khoang gì nhưng mình muốn bạn thấy được cái đích bạn ứng dụng nó vào cuộc sống sẽ giúp bạn được phần thưởng gì mà quyết tâm thực hiện

Mình xin giới thiệu phương pháp của mình như sau: đầu ngày làm việc mình thường giành ra 15 phút để lên kế hoạch công việc ngày đó là lý do tại sao mình nói phần mềm đầu tiên mình mở máy tính ra là phần mềm sơ đồ tư duy Imind Map. Mình sẽ liệt kê công việc cần giải quyết trong ngày, hoặc sắp tới, lúc các bạn quen thì công việc này nó nằm sẵn trong đầu mình rồi, còn ban đầu thì bạn cứ liệt kê ra giấy trước nhé, mình ví dụ công việc trong ngày của mình như sau:

·       Lên chiến lược cho công ty

·       Viết một bài blog chia sẽ kinh nghiêm quản lý thời gian trong ngày

·       Họp buổi sáng với các tổ trưởng bộ phận

·       Viết ebook hướng dẫn sử dụng phần mềm imind map

·       Học trực tuyến trên Unica

·       Kiểm tra email, trả lời email

·       Làm một báo cáo hoạt động tài chính công ty thời hạn ngày 20/9

·       Kiểm tra vệ sinh nhà xưởng

·       Kiểm tra nội quy công nhân nhà xưởng

·       Đọc báo mạng

·       Lướt facebook

·       Gửi hợp đồng chuyển phát nhanh trong ngày cho khách

·       Gửi mẫu, báo giá cho khách hàng trong ngày

·       Gọi điện thoại cho khách hàng chào sản phẩm

·       Nhậu tiếp khách trong ngày

·       Thời gian giành cho gia đình

·       Chơi thể thao

·       Đọc báo cáo của các bộ phận

Chà chà khối lượng công việc này cũng nhiều đấy chứ nhỉ, nếu chỉ liệt kê ra như vậy chắc chắn bạn sẽ không biết ưu tiên làm công việc nào trước, nào sau đúng không và chắc chắn liệt kê ra như vậy bạn sẽ không làm hoặc bỏ sót một số công việc không có tính chất thời hạn cấp bách. Để khắc phục điều này bạn phải phân loại công việc này thành 4 nhóm bằng phần mềm Imind Map như sau:

Mẫu quản lý thời gian bằng sơ đồ tư duy (bạn click vô hình để xem lớn hơn)

Nhóm 1: Cấp bách quan trọng là những công việc có thời hạn cần làm ngay, tính chất công việc quan trọng, mang lại giá trị và lợi ích nhiều như: Viết một bài blog trong ngày, Họp buổi sáng với các trưởng bộ phận, Kiểm tra email và trả lời email, Gọi điện thoại cho khách chào sản phẩm, nhậu tiếp khách, đọc báo cáo các bộ phận

Đây là nhóm mà bạn cần phải ưu tiên giải quyết trước đầu tiên trong ngày vì đây là những công việc quan trọng lại cấp bách nước tới chân rồi vì vậy phải thực hiện giải quyết ngay thôi, sau khi giải quyết xong thì bạn tick ok vào công việc đó hoặc gạch bỏ nó đi. Mình thường giành thời gian 30% thời gian giải quyết công việc ở nhóm này.

 

Nhóm 2: Không cấp bách nhưng quan trọng là những công việc không có thời hạn, không bị thôi thúc, nhưng rất quan trọng mang lại những giá trị lớn lao như: là Lên chiến lược công ty, Viết ebook hướng dẫn sử dụng phần mềm imind map, Học trực tuyến trên Unica, Làm một báo cáo hoạt động tài chính công ty thời hạn ngày 20/7

Thường những công việc nhóm này ai cũng thấy tính chất công việc của nó rất quan trọng nhưng thường sẽ không làm ngay vì đâu có thời hạn, đâu có nước tới chân đâu mà nhảy. Vì vậy điều đầu tiên là bạn điền thời hạn vào các công việc này và giành phần nhiều thời gian làm việc của bạn ở nhóm này đừng để những công việc này tới hạn chuyển thành cấp bách nhé. Mình thường giành 40% thời gian cho nhóm công việc này

 

Nhóm 3: Cấp bách nhưng không quan trọng là những công việc có thời hạn cần làm ngay, nhưng tính chất công việc không quan trọng lắm có thể giao phó được như: Kiểm tra vệ sinh nhà xưởng, Kiểm tra nội quy công nhân nhà xưởng, Gửi hợp đồng chuyển phát nhanh trong ngày cho khách, Gửi mẫu, báo giá cho khách hàng trong ngày

Trong ngày sau khi bạn làm xong công việc của nhóm 1 thì bạn phải giải quyết công việc ở nhóm này vì nó cũng đã bị nước tới chân rồi, nên chúng ta giải quyết nó ngay. Cách giải quyết là phải xử lý nó thật nhanh bằng cách phân công cho những người khác làm vì những công việc này thường đơn giản và mang giá trị thấp. Còn nếu bạn không có nhân viên để phân công thì hãy cố gắng xử lý nó thật nhanh để quay lại nhóm công việc thứ 2. Ngoài ra hạn chế những công việc trong nhóm này bằng cách mình có thể giải quyết nó sớm tránh bị rơi vô tình trạng cấp bách cần phải làm ngay bạn sẽ phải mất thời gian và không chủ động được. Mình thường giành 20% thời gian cho nhóm công việc này

 

Nhóm 4: Nhóm không quan trọng cũng không cấp bách, mình thường gọi công việc những nhóm này là Kẻ cắp thời gian thường là những công việc như: Lướt báo mạng, xem film, facebook,… Thường những công việc này rất dễ chịu quyến rũ chúng ta làm rất nhiều. Vì vậy chúng ta thử thống kê xem mình giành bao nhiêu thời gian trong ngày ở nhóm này sẽ thấy mình bị đánh cắp bao nhiêu là thời gian. Và tất nhiên kẻ cắp thì phải đánh đuổi nó rồi, đừng giành nhiều thời gian ở nhóm này bạn nhé. Tất nhiên khi bạn đã giải quyết tốt công việc ở nhóm trên rồi thì bạn cứ cho phép mình ở nhóm này vì thật ra ở nhóm này là thoải mái nhất lúc này chúng ta không phải bị đánh cắp nữa mà là tận hưởng sự thoải mái khi đã hoàn thành hiệu quả công việc muốn làm gì thì chúng ta làm thôi.

SAU KHI LÊN KẾ HOẠCH NGÀY 15 PHÚT MỖI NGÀY CHÚNG TA SẼ LÀM GÌ?

Sau khi lên được sơ đồ tư duy công việc ngày, mình thường in bảng công việc này ra giấy, kẹp vô tệp hồ sơ và mang nó đi làm việc nguyên một ngày như một tấm bản đồ công việc cho mình vậy, mình dùng một cây bút 6 ngòi nhiều màu sắc để có thể bổ sung thêm công việc, ghi chú thời gian, phân công công việc hoặc hoàn thành rồi thì gạch bỏ nó đi. Còn tại sao lại phải sử dụng bút 6 màu thì bạn tham khảo bài >> hướng dẫn vẽ sơ đồ tư duy << nhé.

Sau khi xem qua mind map công việc ngày của mình bạn đã thấy một mớ bòng bong đã được mình hệ thống lại và có kế hoạch để bắt đầu công việc rồi không? Bạn đã biết phải ưu tiên làm những việc gì trước, nên làm những công việc nào, và tránh những công việc nào rồi đúng không? Tuy nhiên để tập trung công việc hơn nữa bạn nên lựa ra 3 công việc để mình có thể tập trung vào làm và đỡ bị ngán hơn. Ngoài ra bạn cũng có thể dùng phương pháp đánh số thứ tự, viết thời gian dự kiến làm công việc đó trong ngày lên sơ đồ của bạn đều được. Cuối ngày bạn xem coi mình đã hoàn thành được bao nhiêu phần trăm công việc của mình và tự châm cho mình điểm số phù hợp để động viên hoặc chê trách một ngày làm việc của mình nhé. Thường thì mình cũng được điểm 7 – 8 điểm thôi. Hì hì cũng thường xuyên bị Kẻ cắp thời gian dụ dỗ lắm

>> FILE MẪU QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY BẰNG SƠ ĐỒ TƯ DUY <<

THÊM MỘT PHƯƠNG PHÁP GIÚP TẬP TRUNG LÀM VIỆC HƠN

 

Ngoài ra mình cũng thường sử dụng một công cụ để giúp tập trung công việc hơn đó là phần mềm Teamviz, mình thường liệt kê 3 đến 5 công việc mang tính chất cần thời gian nhiều vô phần mềm này. Phần mềm sẽ có một đồng hồ tick tak mỗi 25 phút báo mình biết mình đã thực hiện công việc này mất bao lâu. Nó có cảm giác bị ai cầm cây đứng sau lưng thúc vào đít vậy, hoặc lỡ mình có chễnh mang thì cũng không quá 25 phút thì phần mềm sẽ reng lên nhắc mình hết giờ rồi. Nếu cần thời gian làm thêm thì mình sẽ vươn vai một chút khoảng 3 – 5 phút cho cơ thể nạp lại năng lượng, mát xa nhẹ lại cho mắt vì công việc mình thường ngồi 7 – 8 h trước máy tính lận mà. Nhấn thêm 1 trái cà chua 25 phút để tiếp tục công việc. Phần mềm cũng khá là đơn giản để sử dụng, nếu bạn cần hướng dẫn sử dụng thì comment nếu nhiều người không biết mình sẽ làm bài hướng dẫn sau nhé.

Download phần mềm Teamviz tại đây. http://www.teamviz.com/

Trong giới hạn một bài này mình chỉ có thể chia sẽ ngắn gọn cách mình đang thực hiện và giúp ích mình rất nhiều. Nó không đầy đủ và hay được như sách nên mình sẽ giới thiệu đến bạn một quyển sách rất hay về quản lý thời gian đó là Quyển sách ĐỂ HIỆU QUẢ TRONG CÔNG VIỆC  của Brian Tracy.

Những kiến thức này là mình đúc kết được quyển sách này kết hợp với sơ đồ tư duy để sử dụng nó lên kế hoạch công việc hàng ngày. Bạn có thể mua sách giấy tại đây >>> ĐỂ HIỆU QUẢ TRONG CÔNG VIỆC<<< .

Để tham khảo sách xem có hay không mình xin gửi tặng bạn bản Audio Book của sách, bạn >>> Download Audio Book <<<

Ah nếu bạn nào chưa cài phần mềm vẽ sơ đồ tư duy Imind Map 9 thì không mở file mẫu quản lý thời gian của mình lên được đâu, bạn nên tham khảo bài >>Hướng dẫn cài đặt phần mềm vẽ sơ đồ tư duy Imind Map 9 << để sử dụng này để sử dụng sơ đồ tư duy thành thạo nhé.

Kết nối với mình qua những kênh sau nhé

Fanpage

Youtube